Zehn Fehler bei der KI-Einführung – und wie Kanzleien sie vermeiden

Die meisten KI-Initiativen in Kanzleien scheitern nicht an der Technologie. Sie scheitern an unklaren Zielen, an fehlender Integration in den Arbeitsalltag oder daran, dass niemand misst, ob sich der Aufwand lohnt. Die gute Nachricht: Die typischen Fehler sind bekannt und lassen sich vermeiden. Dieser Beitrag beschreibt zehn davon – jeweils mit Frühwarnsignalen und konkreten Gegenmitteln.

Warum KI-Einführungen ins Stocken geraten

Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit ist gut dokumentiert. Im Rahmen des Future of Professionals Report 2026 von Thomson Reuters gaben 91 Prozent der Befragten an, ihre Organisation bleibe hinter dem zurück, was KI leisten könnte. Im Future Ready Lawyer Survey Report 2026 von Wolters Kluwer nannten Befragte aus Kanzleien als größte Hürden ethische und datenschutzrechtliche Bedenken (41 Prozent), unzureichende Schulung und Ressourcen (39 Prozent), Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Prozesse (35 Prozent) sowie Widerstand gegen Veränderungen (34 Prozent).

Auffällig ist: Keine dieser Hürden ist in erster Linie technischer Natur. Sie betreffen Ziele, Organisation, Recht und Menschen – und lassen sich deshalb mit einem durchdachten Vorgehen adressieren.

Die zehn Fehler auf einen Blick

Fehler 1: Unklare Ziele

„Wir müssen etwas mit KI machen“ ist ein verständlicher Impuls, aber kein Auftrag. Häufig werden Lizenzen beschafft, weil Wettbewerber es tun oder eine Mandantin nachgefragt hat. Nach einigen Monaten kann niemand sagen, ob sich der Aufwand gelohnt hat – weil nie festgelegt wurde, woran man das erkennt.

Frühwarnsignal: In Projektbesprechungen geht es überwiegend um Funktionen und Anbieter, kaum um Arbeitsabläufe und Ergebnisse.

Gegenmittel: Beschließen Sie zwei bis vier Ziele mit Bereich, Kennzahl und Zeitraum – etwa „Durchlaufzeit für Erstentwürfe von Arbeitsverträgen innerhalb von zwölf Monaten um ein Drittel senken“ – und benennen Sie für jedes Ziel eine verantwortliche Person. Wie sich Ziele in ein Vorgehen übersetzen lassen, zeigt der Beitrag KI-Strategie für Kanzleien.

Fehler 2: Tool-first statt Use-Case-first

Eine beeindruckende Demo, ein Einführungsangebot oder begeisterte Berichte aus anderen Kanzleien – und schon steht die Frage „Welches Tool nehmen wir?“ am Anfang. Die Folge: Anwendungsfälle werden nachträglich passend gemacht, Lizenzen bleiben ungenutzt, und Anforderungen wie Integration oder Datenschutz fallen erst nach Vertragsschluss auf.

Fehler 3: Keine organisationsweite Strategie

In vielen Kanzleien entstehen KI-Initiativen dezentral: Eine Praxisgruppe testet ein Vertragsanalysetool, eine andere nutzt einen Chat-Assistenten, das Sekretariat behilft sich mit frei verfügbaren Übersetzungsdiensten. Was als Pragmatismus beginnt, führt zu doppelten Kosten, uneinheitlichen Standards und fehlendem Lerntransfer.

Hinzu kommt die Schatten-KI. Laut Future of Professionals Report 2026 nutzen 34 Prozent der Befragten KI-Werkzeuge, die ihre Organisation nicht freigegeben hat. In der Studie AI at Work 2025 der Boston Consulting Group gaben 54 Prozent der Befragten an, KI-Tools auch ohne Freigabe nutzen zu wollen. Und bereits der Work Trend Index 2024 von Microsoft und LinkedIn zeigte, dass 78 Prozent der KI-Nutzenden eigene Werkzeuge an den Arbeitsplatz mitbringen.

Gegenmittel: ein zentrales Use-Case-Portfolio, eine Sponsorin oder ein Sponsor auf Partnerebene, ein zügiger Freigabeprozess für neue Tools und eine KI-Richtlinie, die klar regelt, was erlaubt ist und was nicht.

Fehler 4: Datenschutz und Berufsrecht als Nachgedanke

Ein Klassiker: Das Tool ist ausgewählt, der Pilot geplant – erst dann werden Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheit eingebunden. Stellt sich heraus, dass Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, Unterauftragnehmer nicht offengelegt sind oder der Vertrag keine Verschwiegenheitsverpflichtung enthält, beginnt die Auswahl von vorn.

Dabei sind die Anforderungen klar umrissen. Nach § 43e BRAO dürfen Anwältinnen und Anwälte Dienstleistern – auch KI-Anbietern – Zugang zu Mandatsgeheimnissen nur eröffnen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen; der Vertrag muss in Textform geschlossen werden und unter anderem eine Verschwiegenheitsverpflichtung enthalten. Bei Leistungen im Ausland muss der Geheimnisschutz dem inländischen vergleichbar sein. Die Bundesrechtsanwaltskammer empfiehlt zudem, Daten möglichst zu anonymisieren und – soweit möglich – Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland oder Europa zu bevorzugen. Daneben gilt die DSGVO.

• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor.
• Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e Abs. 3 BRAO ist vertraglich geregelt, einschließlich der Unterauftragnehmer.
• Speicher- und Verarbeitungsorte sind bekannt, Drittlandübermittlungen abgesichert.
• Die Nutzung von Kanzleidaten zum Training von Modellen ist ausgeschlossen.
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen, Rollen- und Rechtekonzept sowie Protokollierung sind geklärt.
• Es ist geprüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

Einzelheiten erläutert der Beitrag Datenschutz und Berufsrecht.

Fehler 5: Fehlende Integration in den Arbeitsalltag

Ein KI-Tool, das in einem separaten Browserfenster läuft, verlangt Kopieren, Einfügen, Herunterladen und erneutes Ablegen. Jeder Medienbruch kostet Zeit, erhöht das Fehlerrisiko und senkt die Bereitschaft, das Werkzeug überhaupt zu nutzen. Im Future Ready Lawyer Survey Report 2026 nannten 35 Prozent der Befragten aus Kanzleien Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Prozesse als Hürde.

Frühwarnsignal: Nutzende berichten, das Tool sei „eigentlich gut“, aber „zu umständlich für den Alltag“.

Gegenmittel: Machen Sie Integration zum Kernkriterium der Auswahl. Arbeitet das Werkzeug in Word und Outlook? Greift es mit den richtigen Berechtigungen auf das Dokumentenmanagement zu? Lassen sich Ergebnisse direkt in der Akte ablegen? Prüfen Sie diese Punkte im Praxistest mit echten Arbeitsabläufen (siehe Legal-AI-Tools auswählen).

Fehler 6: Schulung als Einmal-Event

Eine Auftaktveranstaltung mit Live-Demo, danach Funkstille: So sieht Schulung in vielen Kanzleien aus. Der Umgang mit KI ist jedoch eine Fertigkeit, die durch Übung, Feedback und Austausch wächst. In der BCG-Studie AI at Work 2025 fühlten sich nur 36 Prozent der Befragten ausreichend geschult; Beschäftigte mit mindestens fünf Stunden Training – idealerweise mit Präsenzanteilen und Coaching – nutzten KI deutlich häufiger regelmäßig. Hinzu kommt die rechtliche Dimension: Art. 4 AI Act verpflichtet Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen.

So wird Schulung zum Prozess:

1. Basismodul für alle. Funktionsweise und Grenzen von KI, Halluzinationen, KI-Richtlinie, Verschwiegenheit.
2. Rollenspezifische Vertiefung. Eigene Formate für Partnerinnen und Partner, Associates, Sekretariat und Business Services – mit Beispielen aus dem jeweiligen Arbeitsalltag.
3. Praxisphase. Kurze Use-Case-Sprints, in denen Teams einen Anwendungsfall gemeinsam erproben.
4. Begleitung. Sprechstunden, KI-Champions und eine gepflegte Sammlung bewährter Prompts.
5. Auffrischung. Kurze Updates bei neuen Funktionen; KI als fester Bestandteil des Onboardings.

Anregungen bieten unsere Seite zu Schulungen und der Beitrag Prompting.

Fehler 7: Ergebnisprüfung dem Zufall überlassen

Sprachmodelle formulieren überzeugend – auch dann, wenn sie falschliegen. Eine an der Stanford University durchgeführte und im Journal of Empirical Legal Studies veröffentlichte Untersuchung fand selbst bei spezialisierten juristischen Recherchetools aus den USA Fehlerquoten zwischen 17 und 33 Prozent – etwa falsche Aussagen oder Quellen, die die getroffene Aussage nicht stützen. Wer keine verbindlichen Prüfregeln festlegt, überlässt die Qualitätssicherung dem Zufall.

Gegenmittel: Legen Sie je Anwendungsfall fest, wie geprüft wird. Beispiele: Jede Fundstelle wird an der Originalquelle verifiziert; Zusammenfassungen werden stichprobenartig mit dem Ausgangsdokument abgeglichen; KI-Entwürfe durchlaufen dieselbe Prüfung wie Entwürfe von Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteigern. Mehr dazu im Beitrag Halluzinationen.

Fehler 8: Sekretariat und Assistenz vergessen

Viele KI-Programme richten sich ausschließlich an Berufsträgerinnen und Berufsträger. Dabei entfällt ein erheblicher Teil der Textarbeit einer Kanzlei auf Sekretariat und Assistenz: Korrespondenz, Formatierung von Schriftsätzen, Aktenanlage, Terminabstimmung, Übersetzungen, Vorbereitung von Rechnungen. Gleichzeitig wird qualifiziertes Personal knapp: Laut Statistik der Bundesrechtsanwaltskammer wurden 2025 bundesweit 2.885 neue Ausbildungsverträge für Rechtsanwalts- sowie Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte geschlossen – nach Rückgängen von gut 11 Prozent (2022), knapp 5 Prozent (2023) und 3 Prozent (2024), wie beck-aktuell berichtet.

Konkrete Einsatzszenarien beschreibt der Beitrag KI im Sekretariat.

Fehler 9: Keine Messung

Laut AI in Professional Services Report 2026 von Thomson Reuters geben nur 18 Prozent der Befragten an, dass ihre Organisation den Return on Investment von KI erfasst; weitere 40 Prozent wissen nicht, ob überhaupt gemessen wird. Ohne Messung fehlt die Grundlage für Budgetentscheidungen, für die Priorisierung neuer Anwendungsfälle und für die Kommunikation von Erfolgen.

Gegenmittel: Erheben Sie vor dem Start eine Baseline, beschränken Sie sich auf wenige aussagekräftige Kennzahlen und berichten Sie regelmäßig an die Partnerschaft. Wie das konkret geht, zeigt der Beitrag Nutzen von KI messen.

Fehler 10: Pilot ohne Entscheidung

Der Pilot läuft seit Monaten, die Lizenzen werden verlängert, eine Entscheidung fällt nicht. Dieser Zustand ist teuer: Er bindet Budget und Aufmerksamkeit, ohne dass Nutzen in der Breite entsteht, und er frustriert gerade die Engagierten. Verwandt damit ist die Lücke zwischen Papier und Alltag: Im Future of Professionals Report 2026 gaben 35 Prozent der Befragten aus Organisationen mit benannter KI-Strategie an, dass die tägliche Praxis nicht zu dieser Strategie passt.

Gegenmittel: Legen Sie vor dem Start einen Entscheidungstermin und Kriterien fest – Nutzungsquote, gemessener Effekt, Zufriedenheit, beherrschte Risiken, tragfähige Wirtschaftlichkeit. Am Termin gibt es drei mögliche Ergebnisse: ausweiten, anpassen oder beenden. Auch ein begründeter Abbruch ist ein Erfolg, weil er Ressourcen für bessere Anwendungsfälle freimacht.

Was erfolgreiche Einführungen gemeinsam haben

Die zehn Fehler haben eine gemeinsame Wurzel: KI wird als Technologieprojekt behandelt, nicht als Veränderung der Arbeitsweise. Erfolgreiche Einführungen folgen dagegen drei Prinzipien:

• Führung: Die Kanzleileitung verantwortet das Thema sichtbar; Partnerinnen und Partner nutzen KI selbst und sprechen offen über ihre Erfahrungen.
• Fokus: Wenige Anwendungsfälle werden gründlich umgesetzt, statt viele halbherzig.
• Feedback: Nutzung und Wirkung werden gemessen, Erfahrungen geteilt, Entscheidungen auf Basis von Daten getroffen.

KI-Einführungen scheitern selten an der Technologie – sondern an unklaren Zielen, unveränderten Abläufen und fehlender Begleitung der Menschen.

Wie Sie Akzeptanz systematisch aufbauen, beschreibt der Beitrag Change Management und Adoption.

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