KI in der Kanzlei: Datenschutz, Berufsrecht und Mandatsgeheimnis

KI-Werkzeuge versprechen spürbare Entlastung – beim Zusammenfassen von Akten, beim Entwerfen von Schreiben, bei der Recherche. Vor jedem Einsatz stellt sich in der Kanzlei jedoch dieselbe Frage: Welche Informationen dürfen in welches System, und unter welchen Bedingungen? Drei Regelungsebenen greifen dabei ineinander: das anwaltliche Berufsrecht, das Strafrecht mit § 203 StGB und das Datenschutzrecht. Dieser Beitrag ordnet die Anforderungen und zeigt ein Prüfschema, mit dem Sie neue Tools strukturiert bewerten.

Drei Regelungsebenen, ein Schutzgut

Wer KI-Anwendungen in der Kanzlei einsetzt, bewegt sich in mehreren Rechtskreisen zugleich. Sie überschneiden sich, sind aber nicht deckungsgleich:

Berufsrecht

§ 43a Abs. 2 BRAO und § 2 BORA verpflichten zur Verschwiegenheit über alles, was in Ausübung des Berufs bekannt wird. § 43e BRAO regelt, unter welchen Voraussetzungen externe Dienstleister Zugang zu Mandatsgeheimnissen erhalten dürfen.

Strafrecht

§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse durch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte unter Strafe – mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Datenschutzrecht

DSGVO und BDSG schützen personenbezogene Daten – von Mandantinnen und Mandanten ebenso wie von Gegnern, Zeugen oder Mitarbeitenden. § 43e Abs. 8 BRAO stellt klar, dass diese Vorschriften neben dem Berufsrecht gelten.

KI-Verordnung

Der EU AI Act regelt den KI-Einsatz zusätzlich, etwa bei KI-Kompetenz und Transparenz. Er ersetzt weder Berufs- noch Datenschutzrecht; die Einzelheiten erläutert der Beitrag zum AI Act für Kanzleien.

Entscheidend ist der unterschiedliche Zuschnitt: Das Mandatsgeheimnis erfasst auch Informationen ohne Personenbezug – etwa Details einer geplanten Transaktion – und nach den Hinweisen der BRAK schon die bloße Tatsache, dass ein Mandat besteht. Eine Prüfung allein unter DSGVO-Gesichtspunkten greift daher zu kurz.

Verschwiegenheit, § 2 BORA und § 203 StGB

Das anwaltliche Berufsrecht ist technologieneutral. Für KI gelten deshalb keine Sonderregeln, sondern die allgemeinen Pflichten – konsequent angewandt. Drei Aspekte sind beim KI-Einsatz besonders relevant.

Schutzmaßnahmen nach § 2 BORA

§ 2 BORA verlangt die zum Schutz des Mandatsgeheimnisses erforderlichen organisatorischen und technischen Maßnahmen, die risikoadäquat und für den Anwaltsberuf zumutbar sind. Technische Maßnahmen genügen, soweit sie bei Anwendbarkeit des Datenschutzrechts dessen Anforderungen entsprechen; sonstige technische Maßnahmen müssen dem Stand der Technik entsprechen. Die Ausnahme der Sozialadäquanz in § 2 Abs. 4 lit. c BORA gilt ausdrücklich nur für Abläufe außerhalb des Anwendungsbereichs von § 43e BRAO. Auf sie lässt sich die Einbindung eines KI-Anbieters also nicht stützen.

Offenbaren beginnt mit der Zugriffsmöglichkeit

Für das Offenbaren im Sinne von § 203 StGB und für den „Zugang“ nach § 43e BRAO kommt es nicht darauf an, ob Beschäftigte eines Anbieters tatsächlich Kenntnis nehmen. Nach den Hinweisen der BRAK genügt bereits die Möglichkeit dazu. Wer Mandatsinhalte in ein Cloud-System eingibt, eröffnet diese Möglichkeit regelmäßig – auch wenn der Anbieter eine Einsichtnahme vertraglich ausschließt.

Mitwirkende Personen

Seit der Reform des Jahres 2017 ist die Weitergabe von Geheimnissen an sonstige an der Berufstätigkeit mitwirkende Personen nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB nicht strafbar, soweit sie für deren Mitwirkung erforderlich ist. Strafbar macht sich nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB aber, wer nicht dafür sorgt, dass eine solche Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Berufsrechtlich ausgestaltet wird diese Sorgfalt durch § 43e BRAO.

§ 43e BRAO: KI-Anbieter als Dienstleister

KI-Anbieter, die Eingaben auf ihren Systemen verarbeiten, sind Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Die Vorschrift erlaubt ihre Einbindung, knüpft sie aber an klare Voraussetzungen:

Erforderlichkeit: unterschiedliche Akzente

Die BRAK formuliert in ihren Hinweisen vom Dezember 2024 zurückhaltend: Bei Sprachmodellen sei die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nicht erforderlich, weil sie sich auch ohne solche Daten nutzen ließen – jedenfalls bei frei zugänglichen Betriebsmodellen. Der Deutsche Anwaltverein sieht in seiner Stellungnahme Nr. 32/2025 keine gravierenden Hürden, sofern Regeln wie Verschwiegenheitsverpflichtung und Erforderlichkeitsprinzip eingehalten werden. Für spezialisierte Anwendungen, deren Zweck gerade die Auswertung von Mandatsunterlagen ist, kommt es deshalb auf die Ausgestaltung an: Je sauberer Vertrag, Technik und Datenfluss § 43e BRAO abbilden, desto eher lässt sich die Erforderlichkeit begründen. Bei allgemeinen Chatbots ohne solche Vereinbarungen bleibt es bei abstrakten, anonymisierten Anfragen.

Auslandsbezug nach § 43e Abs. 4 BRAO

Viele KI-Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder nutzen dort ansässige Unterauftragnehmer. Ob für die Vergleichbarkeit des Geheimnisschutzes auf das datenschutzrechtliche Schutzniveau abgestellt werden kann, ist nach den BRAK-Hinweisen nicht abschließend geklärt; die BRAK empfiehlt daher, soweit möglich Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland oder der EU zu bevorzugen. Prüfen Sie zusätzlich, ob Konzerngesellschaften oder Unterauftragnehmer aus Drittstaaten Zugriff erhalten können, etwa für Support.

Einwilligung nach § 43e Abs. 5 BRAO

Nicht abschließend geklärt ist, wann eine KI-Nutzung „unmittelbar einem einzelnen Mandat“ dient. Ein Teil der Fachliteratur nimmt dies an, wenn nicht anonymisierte Mandatsinformationen in ein KI-System gegeben werden, damit es die konkrete Akte auswertet – dann wäre die Einwilligung der Mandantschaft erforderlich. Dagegen lässt sich anführen, dass eine kanzleiweit bereitgestellte Plattform eher allgemeiner Infrastruktur gleicht, ähnlich einem Dokumentenmanagementsystem. Wer Rechtssicherheit will, holt die Einwilligung gesondert und in Textform ein. Wie das gegenüber der Mandantschaft gelingt, zeigt der Beitrag zur Transparenz gegenüber Mandantinnen und Mandanten.

DSGVO: Was beim KI-Einsatz konkret zu prüfen ist

Rechtsgrundlage

Jeder Verarbeitungsschritt braucht eine Rechtsgrundlage. Für Daten von Mandantinnen und Mandanten als Vertragspartner kommt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, für Daten Dritter wie Gegner oder Zeugen meist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO – etwa Gesundheitsdaten – erfordern eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, häufig lit. f (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen); für Daten über Straftaten gilt Art. 10 DSGVO. Auch der KI-Einsatz selbst muss vom Zweck gedeckt und erforderlich sein.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Betreibt ein externer Anbieter das KI-System als Cloud-Dienst für Zwecke der Kanzlei, liegt nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) häufig Auftragsverarbeitung vor; ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist dann Pflicht. Nutzt der Anbieter Eingaben zu eigenen Zwecken, etwa zum Training, bräuchte es dafür eine eigene Rechtsgrundlage – für Mandatsdaten kaum darstellbar. Die DSK hält Anwendungen ohne Trainingsnutzung deshalb für vorzugswürdig. Die berufsrechtlichen Elemente nach § 43e Abs. 3 BRAO müssen zusätzlich zum AVV vereinbart sein – im selben Dokument oder in einer Ergänzung.

Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO

• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Rollenbasierte Zugriffe mit Mehr-Faktor-Authentifizierung und Protokollierung
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Eingaben, Ausgaben und Verläufe
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Training deaktiviert, Verlauf begrenzt (Art. 25 DSGVO)
• Regeln für Dateiuploads, Erweiterungen und Schnittstellen zu DMS oder E-Mail
• Prozess für Sicherheitsvorfälle

Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO

Hat eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen, ist vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen. Die DSK geht davon aus, dass dies beim Einsatz von KI-Anwendungen vielfach der Fall sein wird. In Kanzleien liegt eine DSFA besonders nahe, wenn umfangreich Mandatsdaten, besondere Kategorien oder Beschäftigtendaten verarbeitet werden. Beachten Sie die Folgewirkung: Wer eine DSFA-pflichtige Verarbeitung vornimmt, muss nach § 38 Abs. 1 BDSG unabhängig von der Zahl der Beschäftigten eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Drittlandtransfer

Für Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten die Art. 44 ff. DSGVO. Für die USA besteht seit dem 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework – allerdings nur für zertifizierte Unternehmen, was sich in der offiziellen Liste prüfen lässt. Das Gericht der EU hat eine Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen (Rs. T-553/23); dagegen wurde Rechtsmittel zum EuGH eingelegt. Ohne Zertifizierung sind regelmäßig Standardvertragsklauseln samt Risikobewertung nötig. Die berufsrechtliche Prüfung nach § 43e Abs. 4 BRAO bleibt davon unberührt.

Transparenz und automatisierte Entscheidungen

Nach Art. 13 und 14 DSGVO sind Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie Drittlandübermittlungen in den Datenschutzhinweisen anzugeben; für Daten Dritter, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, gilt die Ausnahme des Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO. Entscheidungen mit Rechtswirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich nicht ausschließlich automatisiert fallen – die DSK nennt als Beispiel eine KI, die Bewerbungen auswertet und selbstständig Einladungen verschickt.

Anonymisierung und Pseudonymisierung richtig einordnen

Beide Begriffe werden im Kanzleialltag oft vermischt – mit erheblichen Folgen.

Pseudonymisierung

Daten können ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Für die Kanzlei, die die Zuordnung kennt, bleiben sie personenbezogen.

Anonymisierung

Ein Personenbezug lässt sich mit Mitteln, die vernünftigerweise eingesetzt werden, nicht mehr herstellen (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Erst dann ist die DSGVO nicht mehr anwendbar.

Der EuGH hat am 4. September 2025 entschieden (Rs. C-413/23 P), dass pseudonymisierte Daten für einen Empfänger, der die Betroffenen nicht identifizieren kann, nicht ohne Weiteres personenbezogen sind. Für die Kanzlei als Verantwortliche ändert das wenig: Aus ihrer Sicht bleiben die Daten personenbezogen, ihre Pflichten bestehen fort.

Berufsrechtlich ist der Maßstab ohnehin strenger, weil das Mandatsgeheimnis auch Unternehmens- und Sachinformationen schützt. BRAK und DSK weisen übereinstimmend darauf hin, dass es regelmäßig nicht genügt, Namen und Anschriften zu entfernen, wenn sich der Bezug aus dem Zusammenhang ergibt. Maßgeblich ist nicht, ob ein Name fehlt, sondern ob eine informierte Person den Fall wiedererkennen könnte.

Datenklassen: Welche Information in welches Werkzeug

Praktikabel wird all das erst mit einer einfachen Klassifizierung. Gut handhabbar ist eine Einteilung in vier Klassen, denen Sie jedes freigegebene Tool zuordnen. Maßgeblich ist stets die höchste Klasse, die in einer Eingabe vorkommt.

Die Klassen lassen sich unmittelbar in eine Ampel für die interne Regelung übersetzen. Wie das aussieht, zeigt der Beitrag zur KI-Richtlinie für Ihre Kanzlei.

Gratis-, Business- und Enterprise-Versionen

Viele KI-Dienste gibt es als kostenlose Verbraucherversion und als Business- oder Enterprise-Variante. Die Unterschiede liegen vor allem in Vertrag, Datenverwendung und Steuerbarkeit.

Die Bezeichnung „Business“ ist kein Gütesiegel. Maßgeblich sind die Vertragsdokumente – Auftragsverarbeitungsvertrag, Sicherheitsanhänge, Liste der Unterauftragnehmer – und die tatsächliche Konfiguration. Dokumentieren Sie Angaben des Anbieters als solche und lassen Sie sie, wo möglich, durch Zertifikate oder Prüfberichte belegen. Weitere Kriterien enthält der Beitrag zur Tool-Auswahl.

Prüfschema vor der Einführung eines KI-Tools

Das folgende Schema bündelt die Anforderungen in einer Reihenfolge, die sich für Freigabeentscheidungen eignet. Es ersetzt keine Einzelfallprüfung, stellt aber sicher, dass kein Prüfpunkt fehlt.

1. Anwendungsfall festlegen. Zweck, Nutzerkreis und erwarteten Nutzen beschreiben. Erst die Zweckfestlegung ermöglicht die Prüfung, welche Daten erforderlich sind.
2. Datenklasse bestimmen. Welche Informationen werden eingegeben, welche entstehen? Maßgeblich ist die höchste betroffene Klasse.
3. Rollen klären. Auftragsverarbeitung oder eigene Verantwortlichkeit des Anbieters? Betreiber- oder Anbieterrolle nach der KI-Verordnung?
4. Erforderlichkeit prüfen. Lässt sich der Zweck mit weniger Daten, mit Anonymisierung oder ohne Mandatsbezug erreichen (§ 43e Abs. 1 BRAO, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)?
5. Verträge prüfen. AVV nach Art. 28 DSGVO, Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e Abs. 3 BRAO, Ausschluss des Trainings, Regelung zu Unterauftragnehmern.
6. Standort und Drittland klären. Serverstandorte, Zugriffswege, Zertifizierung nach dem Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln; Vergleichbarkeit nach § 43e Abs. 4 BRAO.
7. Technik bewerten. Verschlüsselung, Zugriffskonzept, Protokollierung, Löschung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 und 32 DSGVO).
8. Risiko bewerten. Schwellwertprüfung für die DSFA, Einbindung der oder des Datenschutzbeauftragten, bei Beschäftigtendaten gegebenenfalls Beteiligung des Betriebsrats.
9. Mandantenseite klären. Einwilligung nach § 43e Abs. 5 BRAO, Vorgaben aus Mandatsbedingungen und Outside Counsel Guidelines, Datenschutzhinweise.
10. Freigeben und befähigen. Freigabe dokumentieren, Tool-Register und Richtlinie aktualisieren, Nutzende schulen, Wiedervorlage festlegen.

Für die Dokumentation genügt ein kompakter Freigabevermerk, wenn er die wesentlichen Punkte abdeckt:

• Freigabedatum, verantwortliche Person, Zweck, Datenklasse und Nutzerkreis
• AVV und Vereinbarung nach § 43e BRAO
• Ergebnis der Prüfung zu Standort und Drittlandtransfer
• Konfigurationsnachweis, insbesondere zu Training und Löschfristen
• DSFA oder dokumentierte Schwellwertprüfung
• Schulungsnachweise und Termin der nächsten Überprüfung

Was BRAK und Berufsorganisationen empfehlen

Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Dezember 2024 „Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz“ veröffentlicht. Sie haben empfehlenden Charakter, sind aber eine wichtige Orientierung – das Bundesarbeitsgericht hat in einem Beschluss vom 30. September 2026 zur Prüfpflicht ausdrücklich auf sie verwiesen. Die Kernaussagen:

• KI darf anwaltliche Arbeit unterstützen, nicht ersetzen; eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle sind immer erforderlich (§ 43 BRAO).
• Die Sorgfaltsanforderungen steigen mit dem Automatisierungsgrad, etwa bei Chatbots zur Mandatsaufnahme.
• Eine Pflicht zum KI-Einsatz besteht grundsätzlich nicht; aus der Kanzleipflicht nach § 5 BORA kann sie sich im Einzelfall ergeben, etwa bei Massenverfahren.
• Prompts möglichst abstrakt, Dokumente möglichst vollständig anonymisiert; Anbieter mit Serverstandort in Deutschland oder der EU bevorzugen.
• Eine generelle berufsrechtliche Informationspflicht gegenüber der Mandantschaft sieht die BRAK nicht, empfiehlt aber Transparenz und im Zweifel eine vertragliche Regelung.
• Weitere Risiken: Urheberrecht sowie bei hohem Automatisierungsgrad steuerliche Fragen und mögliche Deckungslücken der Berufshaftpflichtversicherung.

Die Satzungsversammlung hat sich am 1. Juni 2026 mit KI befasst. Der zuständige Ausschuss hielt eine Konkretisierung in der BORA nicht für geboten: Die Bewertung entspreche der bei menschlichen Hilfspersonen, deren Arbeitsergebnisse übernommen werden. Der Rat der europäischen Anwaltschaften (CCBE) hat im März 2026 einen technischen Leitfaden angenommen, der vier Betriebsmodelle unterscheidet – von lokal installierten Modellen bis zu vollständig verwalteten Cloud-Diensten – und so hilft, Verschwiegenheitsrisiken je nach Architektur einzuschätzen.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die AI-Kanzlei ist keine Rechtsanwaltskanzlei. Bitte prüfen Sie die Rechtslage für Ihren konkreten Fall.