Die KI-Richtlinie für Ihre Kanzlei: Inhalte, Muster, Einführung

Ohne klare Regeln nutzen Mitarbeitende KI-Werkzeuge nach eigenem Ermessen – mit privaten Konten, ungeprüften Ergebnissen und unklaren Datenflüssen. Die Datenschutzkonferenz geht davon aus, dass eine solche unkontrollierte Nutzung in vielen Unternehmen und Behörden Realität ist. Eine KI-Richtlinie schafft Ordnung: Sie übersetzt Berufsrecht, Datenschutz und AI Act in verständliche Regeln für den Kanzleialltag. Dieser Beitrag zeigt, was hineingehört, wie eine Mustergliederung aussehen kann und wie die Einführung gelingt.

Wozu eine KI-Richtlinie dient

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, eine KI-Richtlinie zu erlassen, gibt es nicht. Die maßgeblichen Stellen empfehlen sie dennoch: Die Datenschutzkonferenz (DSK) rät zu klaren, dokumentierten internen Weisungen mit konkreten Beispielen erlaubter und untersagter Einsatzszenarien. Die BRAK bezeichnet Handlungsanweisungen und Schulungen als wesentlichen Bestandteil einer verantwortungsvollen KI-Nutzung. Eine gute Richtlinie erfüllt mehrere Zwecke zugleich:

• Schutz des Mandatsgeheimnisses: Sie konkretisiert, wie die Kanzlei nach § 43a Abs. 2 BRAO bei ihren Beschäftigten auf die Einhaltung der Verschwiegenheit hinwirkt.
• Qualitätssicherung: Sie legt fest, wie KI-Ergebnisse geprüft werden, bevor sie die Kanzlei verlassen.
• Befähigung: Sie zeigt, was erlaubt ist, und baut so Unsicherheit und Schatten-KI ab.
• Nachweis: Sie dokumentiert Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO und unterstützt die datenschutzrechtliche Rechenschaftspflicht.
• Antwortfähigkeit: Sie liefert die Grundlage für Fragen von Mandantinnen und Mandanten und für Outside Counsel Guidelines von Unternehmensmandanten.

Eine gute KI-Richtlinie ermöglicht mehr, als sie verbietet.

Grundprinzipien für die Gestaltung

• Kurz und verständlich. Die Kernregeln passen auf wenige Seiten; Details stehen in Anlagen.
• Positiv formuliert. Erlaubte Anwendungsfälle zuerst, Verbote dort, wo sie nötig sind.
• Grundsätze im Haupttext, Konkretes in den Anlagen. Tool-Listen und Konfigurationen ändern sich häufiger als Grundsätze und sollten sich ohne Neufassung der Richtlinie aktualisieren lassen.
• Verantwortung bleibt beim Menschen. KI liefert Entwürfe, keine Entscheidungen.
• Anschlussfähig an bestehende Regeln. Die Richtlinie verweist auf IT-Sicherheitsrichtlinie, Datenschutzhandbuch und Mandatsbedingungen, statt sie zu wiederholen oder ihnen zu widersprechen.
• Lebendes Dokument. Feste Überprüfungsintervalle und eine klare Versionierung.

Die Kerninhalte im Einzelnen

Geltungsbereich und Begriffe

Die Richtlinie sollte für alle gelten, die für die Kanzlei tätig sind: Berufsträgerinnen und Berufsträger, angestellte und freie Mitarbeitende, Referendarinnen und Referendare, Auszubildende sowie Praktikantinnen und Praktikanten. Sachlich erfasst sie nicht nur eigenständige KI-Assistenten, sondern auch KI-Funktionen in Office-, Dokumentenmanagement-, Diktat-, Übersetzungs- und Recherchesoftware – auf Kanzleirechnern ebenso wie auf mobilen Geräten. Zentrale Begriffe wie KI-System, Mandatsgeheimnis und Anonymisierung sollten knapp und einheitlich definiert sein.

Freigegebene Tools

Kern ist eine Positivliste in einer Anlage, das Tool-Register. Für jedes Werkzeug hält es fest: Zweck, zulässige Datenklassen, Nutzerkreis, Konfiguration und Ansprechperson. Nicht gelistete Tools gelten als nicht freigegeben. Ausdrücklich ausgeschlossen werden sollten private Konten für Kanzleiinhalte, nicht freigegebene Browser-Erweiterungen und die Weiterleitung von Kanzleiinhalten auf private Geräte.

Datenklassen-Ampel

Die Ampel übersetzt die berufs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben in eine Entscheidung, die jede und jeder vor einer Eingabe treffen kann. Sie baut auf den Datenklassen auf, die der Beitrag zu Datenschutz, Berufsrecht und Mandatsgeheimnis herleitet:

Erlaubte, eingeschränkte und untersagte Anwendungen

Die Regel zur Bewerbervorauswahl hat einen regulatorischen Hintergrund: Wer einen allgemeinen Chatbot für diesen Zweck einsetzt, kann nach der KI-Verordnung in die Rolle eines Anbieters von Hochrisiko-KI geraten. Die Einzelheiten erläutert der Beitrag zum AI Act für Kanzleien.

Prüf- und Kennzeichnungspflichten

Die wichtigste Regel lautet: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Die Prüfung sollte nach Risiko gestaffelt sein:

• Interne Arbeitsmittel wie Notizen oder Gliederungen: Plausibilitätsprüfung durch die nutzende Person.
• Inhalte für Mandantinnen und Mandanten: vollständige fachliche Prüfung durch die verantwortliche Anwältin oder den verantwortlichen Anwalt.
• Schriftsätze und Gutachten: zusätzlich Prüfung jeder Fundstelle in der Primärquelle, bei hohem Risiko im Vier-Augen-Prinzip.

Bei Schriftsätzen empfiehlt sich ein kurzer Prüfvermerk in der Akte: Wer hat die Fundstellen wann geprüft? Das kostet Sekunden und schafft im Streitfall Klarheit. Zur Kennzeichnung empfiehlt sich außerdem eine interne Markierung KI-unterstützter Entwürfe, etwa als Dokumenteigenschaft im DMS, damit die Prüfung nicht untergeht. Eine externe Kennzeichnung schreibt die KI-Verordnung für geprüfte und anwaltlich verantwortete Texte nicht vor; sie kann sich aber aus Mandantenvorgaben ergeben. Wie wirksame Prüf-Workflows aussehen, beschreibt der Beitrag zu Halluzinationen.

Mandantenvorgaben und Einwilligungen

Manche Unternehmensmandanten regeln den KI-Einsatz in Mandatsvereinbarungen oder Outside Counsel Guidelines – von Informations- und Zustimmungspflichten bis zum vollständigen Ausschluss. Die Richtlinie sollte deshalb festlegen, wo solche Vorgaben erfasst werden, wer sie bei der Mandatsannahme prüft und wie sie für alle Bearbeitenden sichtbar werden. Dasselbe gilt für Einwilligungen nach § 43e Abs. 5 BRAO, wenn mandatsbezogene Dienstleistungen eingesetzt werden. Grundsatz: Vorgaben der Mandantschaft gehen den allgemeinen Freigaben vor. Wie Kanzleien das gegenüber ihrer Mandantschaft kommunizieren, zeigt der Beitrag zur Transparenz gegenüber Mandantinnen und Mandanten.

Verantwortlichkeiten

In kleineren Einheiten lassen sich Rollen bündeln – entscheidend ist, dass jede Aufgabe eine benannte Person hat.

Freigabeprozess für neue Tools und Anwendungsfälle

1. Antrag. Wer ein Tool oder einen neuen Anwendungsfall nutzen möchte, beschreibt Zweck, Nutzen, Nutzerkreis und betroffene Datenklassen.
2. Vorprüfung. Die KI-Koordination prüft, ob ein freigegebenes Tool den Bedarf bereits abdeckt, und ordnet das Vorhaben einer Risikostufe zu.
3. Rechtliche Prüfung. Datenschutz, § 43e BRAO, Drittlandbezug, Schwelle für eine Datenschutz-Folgenabschätzung und Einordnung nach der KI-Verordnung, insbesondere die Frage nach einem Hochrisiko-Bereich.
4. Technische Prüfung. Sicherheit, Konfiguration, Schnittstellen und Löschkonzept.
5. Pilot. Erprobung mit kleinem Nutzerkreis und unkritischen Daten; Erfahrungen werden dokumentiert.
6. Entscheidung. Freigabe mit Auflagen, Eintrag im Tool-Register und Information der Nutzenden.
7. Schulung und Wiedervorlage. Einweisung vor der Freischaltung und Termin für die Überprüfung.

Für neue Anwendungsfälle der Stufe Grün in bereits freigegebenen Tools genügt ein vereinfachtes Verfahren. So bleibt der Prozess schnell, wo das Risiko gering ist. Kriterien für die Bewertung von Anbietern enthält der Beitrag zur Tool-Auswahl.

Schulung

Die Richtlinie sollte festlegen, dass Zugang zu KI-Tools erst nach einer Einweisung gewährt wird, und regelmäßige Auffrischungen vorsehen. Mindestinhalte sind Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen, die Ampel, die Prüfpflichten und die Meldewege. Die dokumentierte Teilnahme dient zugleich als Nachweis von Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO.

Umgang mit Vorfällen

Fehler lassen sich nicht ausschließen; entscheidend ist, dass sie schnell bekannt werden. Die Richtlinie sollte definieren, was als Vorfall gilt – etwa die Eingabe von Mandatsdaten in ein nicht freigegebenes Tool, der Versand eines Dokuments mit erfundener Fundstelle oder ein Sicherheitsvorfall beim Anbieter – und einen klaren Ablauf vorgeben:

• Melden: sofort an die KI-Koordination, ohne Schuldzuweisung.
• Eindämmen: Löschung beim Anbieter veranlassen, Zugänge sperren, Dokumente zurückhalten oder berichtigen.
• Bewerten: Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO prüfen (unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden), Information der Mandantschaft prüfen, gegebenenfalls den Berufshaftpflichtversicherer informieren.
• Lernen: Ursache analysieren und Richtlinie, Konfiguration oder Schulung anpassen.

Überprüfung

Legen Sie einen festen Turnus fest – mindestens jährlich – sowie zusätzliche Anlässe: neue Tools, Rechtsänderungen wie die Anpassungen der KI-Verordnung durch den Digital Omnibus, neue Mandantenanforderungen oder Vorfälle. Versionsstand und Änderungen werden nachvollziehbar festgehalten. Für die Überprüfung helfen wenige Kennzahlen: Wie viele Tools und Nutzende sind freigeschaltet, wie viele Schulungen absolviert, wie viele Vorfälle und Freigabeanträge gab es? Ergänzend zeigen Rückmeldungen aus der Praxis, wo Regeln unklar sind oder den Arbeitsalltag unnötig bremsen. Wie sich der Nutzen von KI darüber hinaus erfassen lässt, beschreibt der Beitrag Nutzen messen.

Mustergliederung

Die folgende Gliederung ist ein Ausgangspunkt, den Sie an Größe, Fachgebiete und Mandantschaft Ihrer Kanzlei anpassen:

Sinnvolle Anlagen sind ein Tool-Register mit Steckbriefen, Beispiele zur Ampel, eine Prüfcheckliste vor dem Versand, ein Antragsformular für neue Tools und eine einseitige Kurzfassung.

Einführung und Kommunikation

Eine Richtlinie, die niemand kennt, schützt niemanden. Die Einführung verdient deshalb dieselbe Sorgfalt wie der Text:

1. Projektteam bilden. Eine Partnerin oder ein Partner als Sponsor, die KI-Koordination, Datenschutz, IT sowie Vertreterinnen und Vertreter aus Sekretariat und Assistenz.
2. Bestandsaufnahme. Welche Tools werden bereits genutzt, auch inoffiziell? Eine anonyme Umfrage liefert ein realistisches Bild.
3. Entwurf abstimmen. Mit der oder dem Datenschutzbeauftragten und – soweit vorhanden – dem Betriebsrat.
4. Verabschieden. Beschluss der Kanzleileitung mit Datum und Versionsnummer.
5. Kommunizieren. Auftakt durch die Kanzleileitung, Kurzfassung, häufige Fragen und eine feste Ansprechperson.
6. Schulen und bestätigen lassen. Einweisung und Bestätigung der Kenntnisnahme vor der Freischaltung.
7. Nachschärfen. Rückmeldungen sammeln und die Richtlinie nach den ersten Monaten anpassen.

Ob die Einführung mitbestimmungspflichtig ist, hängt vom Einzelfall ab. Das Arbeitsgericht Hamburg hat mit Beschluss vom 16. Januar 2024 (24 BVGa 1/24) ein Mitbestimmungsrecht für eine Konstellation verneint, in der der Arbeitgeber die Nutzung generativer KI über private Konten der Beschäftigten erlaubte und dafür Richtlinien aufstellte. Stellt die Kanzlei eigene Tools mit Protokollierung bereit, kann dagegen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle) einschlägig sein. Binden Sie einen vorhandenen Betriebsrat frühzeitig ein. Wie sich Akzeptanz systematisch aufbauen lässt, zeigt der Beitrag zum Change-Management.

Hilfreich ist eine Kurzfassung, die auf eine Seite passt – etwa als „Zehn Regeln“:

• Nur freigegebene Tools und Kanzleikonten nutzen.
• Vor jeder Eingabe die Ampel prüfen.
• Mandatsinformationen nur in Tools der Stufe Gelb.
• Inhalte der Stufe Rot nur mit Einzelfreigabe.
• KI-Ergebnisse sind Entwürfe – die Verantwortung trägt der Mensch.
• Jede Fundstelle in der Originalquelle prüfen.
• Vorgaben der Mandantschaft gehen vor.
• Keine automatisierten Entscheidungen über Personen.
• Fehler und Vorfälle sofort melden.
• Im Zweifel fragen: [Ansprechperson].

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die AI-Kanzlei ist keine Rechtsanwaltskanzlei. Bitte prüfen Sie die Rechtslage für Ihren konkreten Fall.