Tipps & Tricks
38 Tipps für bessere Ergebnisse im Alltag.
Mittelmäßige Ergebnisse gehen oft auf fehlenden Kontext zurück. Nennen Sie Ziel, Adressaten und die wesentlichen Hintergründe, bevor Sie die eigentliche Aufgabe stellen. Zwei zusätzliche Sätze Kontext ersparen häufig mehrere Korrekturrunden.
Ergänzen Sie Ihren Prompt um den Satz „Stelle mir vor Beginn bis zu fünf Rückfragen.“ Die KI deckt so Lücken auf, die sie sonst mit eigenen Annahmen füllen würde. Das kostet eine Runde mehr, erspart aber oft mehrere Korrekturschleifen.
Legen Sie Länge, Gliederung, Anrede und Tonalität fest, etwa „Sie-Form, höchstens eine Seite, mit Zwischenüberschriften“. Ohne solche Vorgaben wählt die KI ein Format, das selten genau zu Ihrem Zweck passt.
Geben Sie der KI ein anonymisiertes Schreiben aus Ihrer Kanzlei mit, an dem sie sich in Ton, Aufbau und Länge orientieren soll. Ergänzen Sie den Hinweis, dass nur die Form übernommen werden soll, nicht der Inhalt.
Markieren Sie eingefügte Texte deutlich, etwa mit „### Dokument ###“ am Anfang und „### Ende ###“ am Schluss. So unterscheidet die KI zuverlässig zwischen Ihrer Aufgabe und dem Material, das sie bearbeiten soll.
Lassen Sie die KI Ihren Schriftsatz- oder Vertragsentwurf aus Sicht der Gegenseite angreifen und die stärksten Einwände nach Gewicht ordnen. Nicht jeder Einwand trägt, aber die Liste ist ein schneller Realitätscheck vor der Abgabe.
Passt ein Ergebnis nicht, fragen Sie die KI, welche Informationen ihr gefehlt haben und wie der Prompt präziser werden könnte. Die verbesserte Fassung ist oft ein guter Kandidat für die Prompt-Bibliothek.
Normen, Aktenzeichen und Zitate aus KI-Antworten sind Hinweise, keine Belege. Prüfen Sie jede Fundstelle in der Datenbank oder im Gesetzestext, bevor sie in einen Schriftsatz oder eine Mandanteninformation einfließt.
Bitten Sie die KI, Annahmen offenzulegen und unsichere Aussagen mit [PRÜFEN] zu kennzeichnen. So sehen Sie auf einen Blick, wo Ihre Kontrolle ansetzen sollte. Ersetzt wird die Kontrolle dadurch nicht.
Beträge, Daten, Namen und Fristen sind besonders fehleranfällig, gerade bei gescannten Vorlagen. Gleichen Sie diese Angaben immer mit dem Original ab, auch wenn der übrige Text überzeugend wirkt.
Bei langen Dokumenten übersieht die KI mitunter Passagen aus der Mitte oder verkürzt Einschränkungen und Verneinungen. Prüfen Sie bei wichtigen Akten einige Kernaussagen gezielt gegen den Originaltext.
Allgemeine KI-Assistenten ohne Anbindung an juristische Datenbanken kennen die Rechtslage nur bis zu ihrem Wissensstichtag und erfinden mitunter Entscheidungen. Für die Recherche eignen sich Anwendungen, die ihre Antworten auf geprüfte Quellen stützen und diese verlinken.
Viele Anwendungen bieten einen schnellen und einen gründlicheren Denkmodus. Für Sachverhaltsanalysen, Dokumentenvergleiche oder Prüfschemata lohnt der gründliche Modus; für einfache Formulierungen genügt der schnelle.
Lange Gesprächsverläufe mit wechselnden Themen verschlechtern die Ergebnisse, weil frühere Inhalte das Modell weiter beeinflussen. Beginnen Sie für jede neue Aufgabe einen neuen Chat und übernehmen Sie nur, was wirklich relevant ist.
Mandatsbezogene Informationen gehören ausschließlich in Anwendungen, die die Kanzlei vertraglich und technisch geprüft hat. Private Konten und kostenlose Versionen scheiden dafür aus, auch wenn sie bequemer erreichbar sind.
Ersetzen Sie Namen, Anschriften und Aktenzeichen durch Platzhalter wie [Mandantin A] oder [Gegnerin B], wenn die Aufgabe sie nicht erfordert. Für Formulierungs- und Strukturierungsaufgaben ist der konkrete Name fast nie nötig.
Auch ohne Namen kann ein ungewöhnlicher Sachverhalt auf eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Mandat schließen lassen. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten, Platzhalter ersetzen daher nicht die Freigabe des Tools.
Word-Dokumente und PDFs enthalten oft Kommentare, Änderungsverfolgung, Autorennamen oder frühere Fassungen. Prüfen Sie Dateien vor dem Hochladen und entfernen Sie, was die KI für die Aufgabe nicht braucht.
Prüfen Sie in jedem Tool, ob Eingaben für das Training genutzt werden, wie lange Chats gespeichert bleiben und ob eine Erinnerungsfunktion aktiv ist. Teilen Sie Chats mit Mandatsbezug nie über öffentliche Links.
Browser-Erweiterungen, Schreibassistenten und Diktier-Apps können Inhalte mitlesen und an externe Server übertragen. Nutzen Sie nur Erweiterungen, die die Kanzlei freigegeben hat, und klären Sie bei Spracheingaben, wo das Audio verarbeitet wird.
Sprechen Sie Ihre Aufgabe frei ein, mit Hintergründen und Zielen, und lassen Sie die KI daraus einen strukturierten Text erstellen. Wer spricht, liefert meist mehr Kontext als beim Tippen, und das verbessert das Ergebnis.
Lassen Sie bei längeren Dokumenten zuerst eine Gliederung erstellen und prüfen Sie diese, bevor die KI ausformuliert. Korrekturen an der Struktur sind schnell gemacht, Korrekturen an einem fertigen Text deutlich aufwendiger.
Speichern Sie Prompts, die Sie regelmäßig nutzen, als Textbaustein mit Platzhaltern in eckigen Klammern. So starten Sie wiederkehrende Aufgaben in Sekunden und mit gleichbleibender Qualität.
Viele Anwendungen erlauben es, Anweisungen und Referenzdokumente dauerhaft in einem Projekt oder Assistenten zu hinterlegen, etwa den Stilleitfaden der Kanzlei. Das erspart wiederholte Erklärungen und sorgt für einheitliche Ergebnisse, sofern das Tool für die verwendeten Daten freigegeben ist.
Lassen Sie aus umfangreichem Schriftverkehr eine Tabelle mit Datum, Ereignis, Beteiligten und Fundstelle erstellen. Die Fundstellenspalte macht die Prüfung einfach und deckt Lücken im zeitlichen Ablauf auf.
Lassen Sie aus Ihren Notizen oder, mit Zustimmung aller Beteiligten, aus einem Transkript eine Zusammenfassung mit Entscheidungen, Aufgaben und Terminen erstellen. Prüfen Sie Zuständigkeiten und Daten, bevor Sie die Zusammenfassung versenden.
Sammeln Sie die häufigsten Anfragen der Mandantschaft, etwa zu Terminen, Unterlagen oder Sachstand, und hinterlegen Sie für jede einen erprobten Prompt mit Musterantwort im Kanzleistil. Die KI passt die Antwort an den Einzelfall an, Sie prüfen und versenden.
KI kann Eingangspost zusammenfassen, nach Art und Dringlichkeit einordnen und auf mögliche Fristen hinweisen. Berechnet, notiert und kontrolliert werden Fristen aber weiterhin im etablierten Fristenprozess der Kanzlei.
Weisen Sie die KI ausdrücklich an, nur Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung zu korrigieren und alle Änderungen aufzulisten. So bleiben Formulierungen, Fachbegriffe, Namen und Zahlen unangetastet, und jede Korrektur ist nachvollziehbar.
Notieren Sie während eines Telefonats nur Stichworte und lassen Sie daraus eine strukturierte Aktennotiz mit Vereinbarungen und nächsten Schritten erstellen. Unklare Punkte soll die KI markieren, statt sie zu ergänzen.
Geben Sie bei Übersetzungen eine kurze Liste der in der Kanzlei üblichen Fachbegriffe und ihrer Entsprechungen mit. Das sorgt für einheitliche Terminologie; rechtlich relevante Texte prüft anschließend eine fachkundige Person.
Wählen Sie für den Einstieg wenige, häufige Aufgaben mit klarem Nutzen und geringem Risiko statt einer breiten Einführung ohne Fokus. Erfolge in konkreten Anwendungsfällen überzeugen skeptische Kolleginnen und Kollegen eher als jede Präsentation.
Benennen Sie in Anwaltschaft und Sekretariat Ansprechpersonen, die Erfahrungen bündeln, Kolleginnen und Kollegen unterstützen und die Prompt-Bibliothek pflegen. Das senkt die Hürde für Fragen und beschleunigt den Austausch im Team.
Erfassen Sie vor der Einführung, wie lange typische Aufgaben heute dauern und wie oft Nacharbeit nötig ist. Ohne diese Ausgangswerte lässt sich der Nutzen später kaum belegen.
Art. 4 AI Act verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz des Personals unterstützen. Halten Sie fest, wer wann welche Schulung erhalten hat und welche Regeln gelten. Das schafft Klarheit nach innen und Nachweisbarkeit nach außen.
Eine KI-Richtlinie wirkt nur, wenn sie gelesen und verstanden wird. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Regeln, arbeiten Sie mit Beispielen und einem Ampelsystem für Datenkategorien und überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig.
Mitarbeitende greifen eher zu privaten KI-Tools, wenn es keine freigegebene Alternative gibt. Ein geprüftes Tool mit klaren Regeln reduziert Schatten-KI in der Regel wirksamer als ein generelles Verbot.
Ein fester Ort für Tipps, gelungene Prompts und gemeldete Fehler, etwa ein Kanal in der Kollaborationsplattform, macht Erfahrungen für alle nutzbar. Fehlermeldungen sollten ausdrücklich erwünscht sein, damit Vorlagen und Prozesse besser werden.
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