KI im Sekretariat: Entlastung für Assistenz und Kanzleiorganisation

Kaum ein Bereich einer Kanzlei bewältigt so viele unterschiedliche Aufgaben wie Sekretariat und Assistenz: Posteingang, Fristen, Korrespondenz, Termine, Abrechnung und der erste Kontakt mit der Mandantschaft laufen hier zusammen. Genau deshalb kann KI hier viel bewirken – wenn sie Routine übernimmt und die Verantwortung bei den Menschen bleibt, die die Abläufe kennen. Dieser Beitrag zeigt, wo KI im Sekretariat entlastet, wo ihre Grenzen liegen und wie der Einstieg in 30 Tagen gelingt.

Warum das Sekretariat der richtige Ausgangspunkt ist

In vielen Kanzleien beginnt die Diskussion über KI bei Recherche und Schriftsätzen. Dabei liegen einige der dankbarsten Anwendungsfälle im Sekretariat: Hier fallen täglich Aufgaben mit klaren Eingaben und überprüfbaren Ergebnissen an. Ein Diktat soll zu einem formatierten Schreiben werden, eine Ladung in den Kalender, ein Anlagenkonvolut in ein sauberes Verzeichnis.

Rechtsanwaltsfachangestellte, Legal Assistants und Teamassistenzen bringen dafür die wichtigste Voraussetzung mit: Sie wissen, wie ein korrektes Ergebnis aussieht. Diese Erfahrung macht den Einsatz von KI erst sicher, denn ein Werkzeug, das Vorschläge macht, braucht Menschen, die sie zuverlässig prüfen.

Gut geeignet sind Aufgaben, die

• häufig und in ähnlicher Form anfallen,
• sich auf vorhandene Dokumente und Kanzleivorlagen stützen,
• ein Ergebnis liefern, das eine erfahrene Fachkraft in kurzer Zeit kontrollieren kann.

Konkrete Beispiele für alle Rollen der Kanzlei finden Sie in unserer Bibliothek der Anwendungsfälle.

Posteingang: sortieren, zuordnen, priorisieren

Ob über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA), per E-Mail oder als eingescannter Brief: Jeder Eingang muss erkannt, der richtigen elektronischen Akte zugeordnet und je nach Dringlichkeit weitergeleitet werden. KI-Funktionen in der Kanzleisoftware oder spezialisierte Werkzeuge erkennen Dokumentart, Absender und Aktenzeichen und schlagen Zuordnung und Priorität vor. Ein Urteil, eine Ladung oder eine gerichtliche Verfügung mit Fristsetzung landet so oben auf der Liste, ein Newsletter unten.

Das Sekretariat bestätigt oder korrigiert die Vorschläge. Diese Kontrolle ist keine Formalität: Falsch zugeordnete Post gehört zu den typischen Ursachen übersehener Fristen. Bewährt hat sich deshalb, dass eine automatische Zuordnung erst nach Bestätigung wirksam wird.

Erstelle zu den folgenden Eingängen [Liste der Dokumente] eine Tabelle mit den Spalten: Absender, Dokumentart, gerichtliches Aktenzeichen, unser Aktenzeichen, enthält Frist oder Termin (ja/nein), Fundstelle im Dokument. Sortiere Eingänge mit Frist oder Termin nach oben. Berechne keine Fristen.

Fristen: KI als zweites Augenpaar, nie als Fristenbuch

Bei keinem Thema ist die Grenze so klar zu ziehen wie bei Fristen. Eine versäumte Frist kann ein Verfahren entscheiden, und das Verschulden der Prozessbevollmächtigten wird der Partei zugerechnet.

KI kann diesen Prozess ergänzen, aber nicht ersetzen. Sinnvoll ist sie als zweites Augenpaar: Sie markiert in einem gerichtlichen Schreiben alle Passagen, die eine Frist oder einen Termin auslösen, und zitiert die Fundstelle wörtlich. Sie kann außerdem abgleichen, ob zu jedem eingegangenen Urteil eine Rechtsmittelfrist im Kalender steht, und Lücken melden. KI darf Fristen vorschlagen und Lücken anzeigen, aber niemals ohne menschliche Prüfung eintragen, berechnen oder streichen.

Fristbeginn, Zustellungsdatum, Feiertage am Gerichtsort, Bekanntgabefiktionen und Verlängerungen bleiben Sache der geschulten Fachkraft und der anwaltlichen Kontrolle. Bewährt haben sich folgende Mindeststandards:

• KI-Ergebnisse erscheinen als Vorschlag mit Zitat der Fundstelle, nie als fertiger Kalendereintrag.
• Eine geschulte Fachkraft prüft jeden Vorschlag gegen Zustellungsnachweis und Fristenkatalog und trägt Frist und Vorfrist selbst ein.
• Die Anwältin oder der Anwalt kontrolliert die Frist bei Vorlage der Akte.
• Fristen werden erst gestrichen, wenn die Eingangsbestätigung des Gerichts vorliegt und inhaltlich geprüft ist.
• Die Arbeitsanweisung zur Fristenkontrolle beschreibt ausdrücklich, welche Rolle die KI spielt und welche nicht.
• Stichproben prüfen regelmäßig, ob der Prozess im Alltag eingehalten wird.

Korrespondenz: Entwürfe statt leerer Seiten

Ein großer Teil der Schreibarbeit im Sekretariat folgt wiederkehrenden Mustern: Sachstandsmitteilungen, Unterlagenanforderungen, Terminsmitteilungen, Akteneinsichtsgesuche oder Antworten auf organisatorische Rückfragen. KI erstellt hierfür Entwürfe auf Basis der Akteneinträge und der kanzleieigenen Textbausteine. Das Sekretariat prüft, passt den Ton an und versendet.

Besonders hilfreich ist KI, wenn Mandantinnen und Mandanten ein juristisches Schreiben nicht verstehen oder kein Deutsch sprechen. Sie kann einen gerichtlichen Hinweis in verständliche Sprache übertragen oder eine fremdsprachige E-Mail übersetzen und eine Antwort in der Sprache der Mandantschaft entwerfen. Die Grenze verläuft dort, wo es um rechtliche Einschätzungen geht: Prognosen, Empfehlungen und Rechtsauskünfte gehen vor dem Versand zur anwaltlichen Freigabe.

Formuliere auf Basis der folgenden Akteneinträge [Einträge ohne Namen] eine kurze Sachstandsmitteilung an unsere Mandantschaft. Inhalt: letzter Verfahrensschritt, was als Nächstes geschieht, nächster bekannter Termin. Ton: freundlich, klar, ohne Fachbegriffe. Keine rechtlichen Bewertungen und keine Prognosen.

Mandatsannahme: strukturiert vom ersten Kontakt an

Der erste Kontakt prägt das Mandat. Anfragen kommen per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular – oft unvollständig, manchmal dringend. KI strukturiert die Anfrage nach Rechtsgebiet, Beteiligten, genannten Daten und vorhandenen Unterlagen und erkennt Signale für Eilbedürftigkeit. Wer etwa eine Kündigung erwähnt, hat nur wenige Wochen Zeit für eine Kündigungsschutzklage; solche Anfragen gehören sofort auf den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Weitere Einsatzmöglichkeiten bei der Mandatsannahme:

• Kollisionsprüfung vorbereiten: KI extrahiert alle Beteiligten und erzeugt Schreibvarianten, etwa mit und ohne Umlaut oder Rechtsformzusatz. Die Prüfung läuft in der Kanzleisoftware, die Entscheidung trifft die Anwältin oder der Anwalt.
• Unterlagen und Deckung: KI erstellt passende Unterlagenlisten je Rechtsgebiet und aus dem anwaltlichen Vermerk eine Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung.
• Geldwäscheprävention: KI überträgt Angaben aus Registerauszügen und Ausweiskopien in das Identifizierungsformular; die Risikobewertung bleibt bei der Kanzlei.

Wird KI unmittelbar gegenüber Ratsuchenden eingesetzt, etwa als Chat auf der Website oder als Telefonassistent, steigen die Sorgfaltsanforderungen. Es darf nicht der Eindruck entstehen, eine anwaltliche Prüfung sei bereits erfolgt oder entbehrlich.

Strukturiere die folgende Anfrage [Text]: Rechtsgebiet, Anliegen in zwei Sätzen, Beteiligte und Gegenseite, genannte Daten, Hinweise auf Eilbedürftigkeit, vorhandene Unterlagen. Erstelle zusätzlich zehn Fragen für das Erstgespräch. Gib keine rechtliche Einschätzung ab.

Dokumente, Anlagen und Formatierung

Vom Diktat bis zum versandfertigen Schriftsatz fallen viele Arbeitsschritte an, die KI beschleunigen kann. Der Ablauf lässt sich klar gliedern:

1. Transkription. Eine Diktat- und Transkriptionslösung wandelt die Sprachaufnahme in Text um und setzt Formatanweisungen um. Unsicher erkannte Namen, Zahlen und Aktenzeichen werden markiert.
2. Formatierung und Korrektur. Die KI überträgt den Text in die Kanzleivorlage, vereinheitlicht Bezeichnungen und prüft Rechtschreibung und Querverweise. Inhaltliche Änderungen erscheinen nur im Änderungsmodus.
3. Anlagen. Die KI erkennt den Inhalt jeder Anlage, vergibt Bezeichnungen nach Kanzleischema, schlägt eindeutige Dateinamen vor und erstellt das Anlagenverzeichnis.
4. Versandkontrolle. Vor dem Versand gleicht die KI ab, ob alle im Schriftsatz genannten Anlagen beigefügt sind und ob Gericht, Aktenzeichen und Parteien stimmen.
5. Ausgangskontrolle. Nach dem Versand prüfen geschulte Mitarbeitende die Eingangsbestätigung des Gerichts – wie bisher und ohne KI.

Dateinamen und -formate müssen den jeweils geltenden technischen Vorgaben für den elektronischen Rechtsverkehr entsprechen. Eindeutige Dateinamen erleichtern zudem die Ausgangskontrolle, weil sich die Eingangsbestätigung leichter dem richtigen Dokument zuordnen lässt.

Abrechnung nach RVG: vorbereiten, prüfen, erklären

In vielen Kanzleien liegt das Kostenrecht in den Händen erfahrener Fachangestellter. KI hilft ihnen, nichts zu übersehen: Sie wertet die Akte darauf aus, ob Termine wahrgenommen wurden, ob eine Einigung zustande kam oder ob ein Beschluss zum Gegenstandswert vorliegt, und schlägt die in Betracht kommenden Gebührentatbestände mit den Nummern des Vergütungsverzeichnisses vor – jeweils mit Fundstelle in der Akte.

Die Berechnung selbst übernimmt die Kanzleisoftware. Die Fachkraft prüft Anrechnungen, Vergütungsvereinbarungen und die Pflichtangaben einer Berechnung nach § 10 RVG. Ebenso lassen sich Kostenfestsetzungsanträge vorbereiten und Kosteninformationen für die Mandantschaft verständlich formulieren.

Werte die folgenden Akteneinträge [Einträge] aus: Welche Termine wurden wahrgenommen? Wurde eine Einigung erzielt? Liegt ein Beschluss zum Gegenstandswert vor? Schlage die in Betracht kommenden Gebührentatbestände mit Nummer des Vergütungsverzeichnisses vor und nenne für jeden Vorschlag die Fundstelle in der Akte. Berechne keine Beträge.

Termine und Kalender

Ladungen enthalten mehr als ein Datum: Gericht, Saal, Art des Termins und Anordnungen wie das persönliche Erscheinen der Partei. KI liest diese Angaben aus, gleicht sie mit dem Kanzleikalender ab und meldet Kollisionen. Bei einer Überschneidung entstehen der Entwurf eines Verlegungsantrags zur anwaltlichen Entscheidung und eine Terminsmitteilung an die Mandantschaft.

Zur Vorbereitung stellt KI eine Terminsmappe mit den maßgeblichen Schriftsätzen und gerichtlichen Hinweisen zusammen. Besprechungen lassen sich – mit Zustimmung aller Beteiligten – transkribieren und in ein Ergebnisprotokoll mit Aufgaben überführen.

Wissen: Kanzleihandbuch, Textbausteine, Ausbildung

Viel Wissen im Sekretariat steckt in Köpfen, Ordnern und Notizzetteln. Eine KI-Suche über Kanzleihandbuch, Arbeitsanweisungen und Vorlagenverzeichnis beantwortet Fragen wie „Wie notieren wir die Vorfrist für eine Berufungsbegründung?“ und verweist dabei auf das zugrunde liegende Dokument. Neue Kolleginnen und Kollegen finden Antworten selbst, erfahrene Fachkräfte werden seltener unterbrochen.

Auch die Ausbildung gewinnt: Ausbilderinnen und Ausbilder lassen Übungsfälle zu Fristberechnung, Kostenrecht oder Zwangsvollstreckung erstellen und prüfen sie vor dem Einsatz fachlich. Voraussetzung ist gepflegtes Wissen; wie das gelingt, beschreibt der Beitrag Wissensmanagement.

Arbeitsteilung im Überblick

Vom Abtippen zur Prozessverantwortung

Wenn KI Routinearbeit übernimmt, wird das Sekretariat nicht weniger wichtig – seine Arbeit verändert sich. Statt jedes Wort abzutippen, prüfen Fachangestellte Ergebnisse, steuern Abläufe und sichern die Qualität. Daraus entstehen neue Aufgaben:

• Qualitätskontrolle: KI-Ergebnisse systematisch prüfen und wiederkehrende Fehlermuster erkennen.
• Prozessgestaltung: Abläufe beschreiben, Vorlagen und Prompts pflegen, Verbesserungen anstoßen.
• Ansprechperson im Team: Kolleginnen und Kollegen bei Fragen zu den freigegebenen Werkzeugen unterstützen.
• Datenqualität: Dafür sorgen, dass Akten, Stammdaten und Textbausteine aktuell sind, denn KI arbeitet nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreift.

Wer die Abläufe einer Kanzlei am besten kennt, sollte sie auch mit KI gestalten.

Für die Kanzleileitung heißt das: Sekretariat und Assistenz gehören von Anfang an in die Auswahl der Werkzeuge und die Gestaltung der Prozesse. Wie Veränderung im Team gelingt, beschreibt der Beitrag Change Management.

Schulung und Datenschutz

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Kanzleien, die KI-Systeme einsetzen, nach Art. 4 AI Act Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Die Pflicht erfasst alle, die mit KI-Systemen arbeiten – also auch Sekretariat und Assistenz. Eine gute Schulung vermittelt, wie Sprachmodelle funktionieren, warum sie überzeugend klingende Fehler produzieren und welche Regeln in der Kanzlei gelten. Mehr dazu in den Beiträgen zum AI Act und zu Halluzinationen sowie unter Schulungen.

Ebenso wichtig ist der Schutz der Mandatsgeheimnisse. Auch Mitarbeitende, die an der anwaltlichen Berufsausübung mitwirken, machen sich strafbar, wenn sie Mandatsgeheimnisse unbefugt offenbaren (§ 203 Abs. 4 StGB). Externe Anbieter von KI-Werkzeugen dürfen nur unter den Voraussetzungen des § 43e BRAO Zugang zu Mandatsinformationen erhalten, und datenschutzrechtlich ist in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.

Für den Arbeitsalltag im Sekretariat genügen wenige, klare Regeln:

• Nur von der Kanzlei freigegebene Werkzeuge nutzen – keine privaten Konten und keine frei verfügbaren Chat-Dienste für Mandatsdaten.
• Nur die Daten verarbeiten, die für die Aufgabe erforderlich sind.
• Bedenken, dass das Entfernen von Namen oft nicht genügt, wenn sich das Mandat aus dem Zusammenhang erkennen lässt.
• Jedes Ergebnis vor der Weiterverwendung prüfen, besonders Namen, Zahlen, Daten und Fristen.
• Gespräche nur mit Zustimmung aller Beteiligten aufzeichnen oder transkribieren.
• Unklarheiten und Fehler melden, damit Regeln und Vorlagen verbessert werden.

Diese Regeln gehören in eine verbindliche KI-Richtlinie. Die berufsrechtlichen Grundlagen erläutert der Beitrag Datenschutz und Berufsrecht.

Einstieg in 30 Tagen

Ein guter Einstieg ist überschaubar und messbar. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Wochen:

1. Woche 1 – Bestandsaufnahme. Das Sekretariat sammelt Aufgaben, die viel Zeit kosten und häufig wiederkehren. Gemeinsam mit der Kanzleileitung werden zwei bis drei risikoarme Anwendungsfälle ausgewählt und der heutige Zeitaufwand gemessen.
2. Woche 2 – Rahmen und Werkzeug. Die Kanzlei legt das freigegebene Werkzeug, die Regeln für Mandatsdaten und die Prüfschritte fest. Die Pilotgruppe wird geschult und erhält erprobte Prompt-Vorlagen.
3. Woche 3 – Pilot im Alltag. Die Pilotgruppe nutzt KI in den ausgewählten Fällen und hält kurz fest, was funktioniert, was korrigiert werden musste und welche Fragen offen sind.
4. Woche 4 – Auswerten und verankern. Zeitaufwand und Korrekturbedarf werden mit den Ausgangswerten verglichen. Bewährte Abläufe gehen in die Arbeitsanweisungen ein, und die Kanzleileitung entscheidet über die nächsten Anwendungsfälle.

Häufige Fragen